Voortgang en dossiervorming

Voortgang
Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:

Alle verslagen van interviews worden ter goedkeuring aan de geïnterviewden voorgelegd.
Bij inzet van een onderzoeksbureau rapporteert de ambtelijk secretaris periodiek over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding.
Een rekenkamercommissielid en/ of de ambtelijk secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen.
De onderzoekers zijn aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raadscommissie(s) .
De rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd.
Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamercommissie om contact op te nemen met derden over de voortgang of de resultaten van het onderzoek.
De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de commissie. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar haar doorverwezen.
Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. Dit bestaat in elk geval uit:

Onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen
Offerte onderzoeksbureau
Kopieën van relevante documenten
Alle tussentijdse notities m.b.t. dataverzameling en analyse
Concept rapport
Schriftelijke stukken inzake wederhoor
Eindrapport
Bestuurlijke reactie college
Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht
Verslagen behandeling in commissie en raad

Archivering
De rekenkamercommissie houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe niet toegankelijk voor derden. Voor inzage in het dossier dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamercommissie. Dergelijke verzoeken zullen door de commissie worden beoordeeld op grond van de Wet Openbaarheid Bestuur.